Kiedy firma budowlana z Poznania kupiła w 2022 roku o 15 procent więcej cementu niż potrzebowała, nikt nie traktował tego jak katastrofy. Ostatecznie worek kosztował 28 złotych. Rok później cena skoczyła do 40 zł. Nadmiar materiału rozszedł się powoli, niektóre palety wróciły na magazyn dostawcy. Dziś ten sam wykonawca wybiera Bud Weg Plus online i sprawdza dokładne zużycie przed każdym zamówieniem. Nie dlatego, że musi. Dlatego, że 124 tysiące złotych zmarnowanego towaru w ciągu dwóch lat to liczba, którą pamięta.

Stary sposób kupowania materiałów

Przedsiębiorcy w branży budowlanej przywykli do kupowania na wyczucie. Kierownik budowy dzwonił do hurtowni, pytał o cenę bloczków, a potem dodawał dwadzieścia procent zapasu na wszelki wypadek. System działał, dopóki hurtownie stały za rogiem. Dziś ta metoda generuje 8–12 procent strat, wylicza Polska Izba Budownictwa w swoim raporcie z marca 2024. Dla średniej firmy zatrudniającej 15 osób może to być równowartość trzech miesięcznych pensji pracowników.

Jak platformy cyfrowe zmieniają kontrolę zapasów

Trzy lata temu Proline System z Wrocławia zmienił sposób zamawiania pustaków. Zamiast telefonu i faktury na koniec miesiąca wprowadził cotygodniowy przegląd stanów magazynowych z użyciem zintegrowanego systemu. Liczby mówią jasno: ilość zwracanego towaru spadła o 37 procent, a liczba przestojów wynikających z braku elementów o 42 procent. Ta zmiana nie wymagała nowego personelu. Wymagała dostępu do aktualnych cen i terminów dostaw w jednym oknie.

Koszt niesprzedanego towaru

Statystyka, której żaden polski wykonawca nie widzi w bilansie, to wartość materiałów leżących na tylnej działce. W skali krajowej szacuje się ją na 6,4 miliarda złotych rocznie. Gipsy, które straciły parametry, worki kleju z przeterminowaną datą, belki stropowe przywiezione przez pomyłkę. Każdy rok przechowywania obniża wartość towaru średnio o 11 procent, podaje Instytut Techniki Budowlanej w swojej analizie logistyki budowlanej z 2023 roku.

Przypadek: wykonawca z Wrocławia

Firma P.H.U. Bagiński buduje domy jednorodzinne od 1996 roku. Jeszcze w 2021 roku zwracała średnio 8,6 procent zamówionego towaru. Nowy system zamówień wprowadzały etapami. Najpierw katalog elektroniczny, potem koszyki składane na podstawie przedmiaru, wreszcie porównanie czterech ofert pod kątem ceny i logistyki. Po 14 miesiącach wskaźnik zwrotów spadł do 1,9 procent. Firma odzyskała rocznie około 210 tysięcy złotych.

Co mówią liczby o stratach

Gdy zestawi się ze sobą dane z pięciu średnich firm działających na Dolnym Śląsku, wzór jest wyraźny. Takie, które zamawiają na podstawie rzeczywistego postępu prac, tracą na materiałach od 4 do 6 procent wartości kosztorysu. Te stosujące tradycyjne metody, czyli rzut oka na plany i telefon do hurtowni, gubią od 11 do 16 procent. Różnica dla projektu za 1,5 miliona złotych wynosi od 75 do 150 tysięcy złotych.

Rola zintegrowanych systemów zamawiania

Nie chodzi o to, że internetowe katalogi same ograniczą błędy. One jedynie pokazują cenę rzeczywistą, nie tę z ostatniego cennika na papierze. Największe oszczędności zaczynają się wtedy, gdy firma łączy trzy elementy:

• Porównywanie min. dwóch ofert na ten sam materiał pod kątem transportu
• Automatyczne odliczanie sztuk według przedmiaru robót
• Kontrole dostaw w momencie przyjęcia towaru na skrzynkę e‑mail
• Zestawianie zużycia realnego z prognozą z poprzedniego miesiąca
• Blokowanie składania zamówień powyżej wyliczonego limitu technologicznego
• Analiza sezonowych wahań cen surowców i planowanie zakupów na 4 tygodnie do przodu
• Szybka wymiana informacji o brakach między działami inwestycji

Każdy z tych elementów osobno daje efekt na poziomie 2–3 procent oszczędności. Razem budują system, który sprawia, że budowa nie stoi, a magazyn nie pęka.